Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

NAVAI Global s.r.o.
Sídlo: Podjavorinské 1607/18, Chodov, 149 00 Praha 4
IČO: 29912326
E-mail: info@navai.cz
Webové stránky: https://navai.cz

Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a odpovídá za dodržování příslušných právních předpisů, zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejících právních předpisů České republiky.

V případě dotazů týkajících se zpracování osobních údajů nebo uplatnění práv podle GDPR nás můžete kontaktovat prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na povaze komunikace, obchodního vztahu a příslušných právních požadavcích můžeme zpracovávat zejména následující kategorie osobních údajů:

• Identifikační údaje: jméno, příjmení, funkce, případně další údaje potřebné k ověření totožnosti.
• Kontaktní údaje: pracovní e-mail, telefonní číslo, adresa a další kontaktní údaje.
• Údaje o obchodních partnerech: informace o pracovním zařazení, oprávnění jednat za společnost a související obchodní komunikace.
• Údaje z obchodních jednání: poptávky, smlouvy, objednávky, fakturační údaje a záznamy o průběhu obchodního vztahu.
• Údaje potřebné pro compliance: v případech, kdy je jejich zpracování relevantní a právně odůvodněné, údaje o vlastnické struktuře, skutečných majitelích, oprávněných zástupcích, výsledcích sankčního screeningu, politické expozici a dalších rizikových okolnostech.
• Technické údaje o návštěvě webu: například IP adresa, údaje o zařízení, protokoly serveru a údaje získávané prostřednictvím cookies nebo obdobných technologií, pokud jsou na webu skutečně používány.

Rozsah zpracovávaných údajů se vždy omezuje na údaje přiměřené a relevantní pro konkrétní účel.

3. Proč osobní údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Osobní údaje zpracováváme pouze pro konkrétní účely a na základě odpovídajícího právního důvodu.

3.1 Vyřizování poptávek a obchodní komunikace

Údaje používáme k přijetí a vyřízení poptávek, komunikaci se zájemci, přípravě nabídek a případným krokům vedoucím k uzavření smlouvy.

Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů, případně oprávněný zájem na komunikaci s obchodními partnery, podle konkrétní situace.

3.2 Uzavírání a plnění smluv

Údaje používáme k přípravě, uzavírání a plnění smluv, správě obchodních vztahů, vyřizování objednávek a řešení souvisejících požadavků.

Právní základ: plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů; u kontaktních osob právnických osob může být právním základem také oprávněný zájem, pokud jsou splněny příslušné podmínky.

3.3 Prověřování obchodních partnerů a compliance

V rozsahu odpovídajícím konkrétní činnosti a riziku můžeme údaje používat k ověřování obchodních partnerů, jejich oprávněných zástupců a skutečných majitelů, k posouzení rizik obchodního vztahu a ke kontrole relevantních sankčních omezení.

Právní základ: splnění právní povinnosti, pokud se na správce vztahuje; případně oprávněný zájem na prevenci podvodů, řízení obchodních rizik a ochraně společnosti, pokud takové zpracování právní předpisy dovolují a zájmy či základní práva subjektu údajů nepřevažují.

Pokud konkrétní zpracování vyžaduje souhlas nebo jiný zvláštní právní základ, bude postupováno podle příslušných právních požadavků.

3.4 Plnění zákonných povinností a ochrana práv

Údaje můžeme zpracovávat pro plnění povinností v oblasti účetnictví, daní, právních nároků a dalších povinností, které se na společnost vztahují.

Právní základ: splnění právní povinnosti nebo oprávněný zájem na určení, výkonu či obhajobě právních nároků, podle konkrétního účelu.

3.5 Provoz a zabezpečení webových stránek

Technické údaje mohou být zpracovávány za účelem zajištění funkčnosti, zabezpečení, diagnostiky a ochrany webových stránek před zneužitím.

Právní základ: podle povahy zpracování oprávněný zájem na bezpečném provozu webu nebo jiný odpovídající právní základ.

3.6 Marketingová komunikace

Pokud společnost zasílá obchodní sdělení, zpracovává kontaktní údaje pouze za podmínek stanovených příslušnými právními předpisy.

Možnost vznést námitku proti přímému marketingu a možnost odhlásit se z odběru obchodních sdělení musí být respektována.

Právní základ: stanoví se podle konkrétního způsobu komunikace, vztahu s adresátem a použitelných právních požadavků.

4. Je poskytnutí údajů povinné?

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, pokud není jejich poskytnutí nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy, splnění zákonné povinnosti či jiný příslušný účel.

Pokud potřebné údaje neposkytnete, nemusíme být schopni vyřídit vaši poptávku, uzavřít smlouvu, ověřit obchodní vztah nebo splnit příslušnou právní povinnost.

V konkrétních případech vás informujeme, které údaje jsou nezbytné a jaké důsledky může mít jejich neposkytnutí.

5. Odkud osobní údaje získáváme

Osobní údaje získáváme zejména:

• přímo od vás při komunikaci, vyplnění formuláře nebo uzavírání smlouvy;
• od společnosti, kterou zastupujete, nebo od jiného obchodního partnera v souvislosti s obchodním vztahem;
• z veřejně dostupných a oficiálních rejstříků, pokud je to relevantní;
• z příslušných screeningových a ověřovacích zdrojů, pokud je jejich použití odůvodněné;
• z technických záznamů vznikajících při návštěvě webových stránek.

Pokud osobní údaje nezískáme přímo od vás, poskytujeme informace o jejich zdroji a kategorii v rozsahu vyžadovaném GDPR, s přihlédnutím k případným zákonným omezením.

6. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny:

• oprávněným zaměstnancům a spolupracovníkům správce;
• poskytovatelům hostingu, IT infrastruktury, zabezpečení a správy webových stránek;
• poskytovatelům účetních, daňových, právních a dalších odborných služeb;
• poskytovatelům ověřovacích a screeningových služeb, pokud jsou využíváni;
• bankám a dalším smluvním partnerům, pokud je to nezbytné pro příslušnou transakci;
• orgánům veřejné moci a dalším oprávněným příjemcům, pokud to vyžaduje právní předpis nebo je to právně odůvodněné.

Konkrétní příjemci závisejí na využívaných službách a povaze obchodního vztahu. Správce nepředává osobní údaje třetím osobám pro jejich vlastní účely bez odpovídajícího právního základu.

7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Pokud je to relevantní, může při využívání některých IT, komunikačních nebo ověřovacích služeb dojít k předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor (EHP).

Takové předání se uskuteční pouze při splnění podmínek GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo vhodných záruk stanovených GDPR.

Před zveřejněním těchto zásad správce ověří, zda jeho konkrétní poskytovatelé a obchodní procesy takové předání skutečně zahrnují.

8. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro příslušný účel, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

Doba uchovávání se určuje zejména podle těchto kritérií:

• Poptávky a obchodní komunikace: po dobu nezbytnou k vyřízení poptávky a navazující komunikaci, případně déle, pokud je to odůvodněné jiným právním základem.
• Smluvní a účetní dokumentace: po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy a po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků.
• Compliance a AML dokumentace: po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, pokud se na konkrétní zpracování vztahují.
• Technické a bezpečnostní záznamy: po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti, diagnostiku a ochranu práv správce, podle konkrétního účelu.
• Marketingové údaje: do odvolání příslušného souhlasu, vznesení námitky nebo ukončení zpracování, podle použitého právního základu a zákonných požadavků.

Po uplynutí příslušné doby údaje vymažeme, anonymizujeme nebo dále uchováváme pouze tehdy, pokud pro to existuje jiný platný právní důvod.

Konkrétní retenční lhůty a pravidla jsou stanoveny interně podle jednotlivých kategorií dokumentů. Případné zákonné povinnosti uchovávání mají přednost před běžným výmazem údajů.

9. Jak chráníme osobní údaje

Používáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením, pozměněním nebo neoprávněným zpřístupněním.

Tato opatření mohou zahrnovat řízení přístupových oprávnění, zabezpečení IT systémů, omezení přístupu podle pracovních rolí, ochranu přenosu dat a pravidla pro nakládání s důvěrnými dokumenty.

Přístup k údajům získaným při prověřování obchodních partnerů je omezen na oprávněné osoby, které je potřebují pro výkon svých povinností.

10. Cookies a obdobné technologie

Webové stránky mohou používat cookies a obdobné technologie. Konkrétní druhy cookies, jejich účely, dobu platnosti a případné příjemce je nutné uvést podle skutečného technického nastavení webu.

Technicky nezbytné technologie se používají v rozsahu potřebném pro funkčnost a zabezpečení webu. Analytické, marketingové nebo jiné nepovinné technologie budou používány pouze při splnění příslušných právních požadavků, včetně požadavků na souhlas, pokud je vyžadován.

Podrobnosti o používaných cookies, nastavení souhlasů a možnostech jejich správy budou uvedeny v samostatných informacích o cookies nebo v odpovídajícím nastavení webu.

11. Vaše práva

Za podmínek stanovených GDPR máte zejména právo:

• požadovat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a získat k nim přístup;
• požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
• požadovat výmaz údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
• požadovat omezení zpracování;
• získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci, pokud se uplatní právo na přenositelnost;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu;
• kdykoli odvolat souhlas, pokud zpracování na souhlasu skutečně spočívá, aniž je tím dotčena zákonnost předchozího zpracování;
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Uvedená práva nejsou absolutní a jejich uplatnění se posuzuje podle konkrétního právního základu a okolností zpracování.

Žádosti můžete zasílat na: info@navai.cz

Při vyřizování žádosti můžeme požádat o přiměřené ověření totožnosti, pokud je to nezbytné k ochraně vašich údajů.

Na žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtách stanovených GDPR.

12. Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete se na nás obrátit a požádat o vysvětlení nebo nápravu. Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) — Web: https://uoou.gov.cz/

13. Automatizované rozhodování

Správce před zveřejněním těchto zásad ověří, zda při zpracování osobních údajů využívá automatizované rozhodování nebo profilování ve smyslu GDPR.

Pokud takové zpracování probíhá a vztahuje se na něj informační povinnost podle GDPR, budou zde doplněny relevantní informace o jeho existenci, logice a předpokládaných důsledcích.

14. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat v případě změny právních předpisů, obchodního modelu, používaných technologií nebo způsobů zpracování osobních údajů.

Aktuální znění bude zveřejněno na webových stránkách https://navai.cz s uvedením data poslední aktualizace.

NAVAI Global s.r.o.